In der Geschäftswelt und auch im privaten Zahlungsverkehr kann es vorkommen, dass Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden. Um in solchen Situationen professionell und effektiv vorzugehen, ist ein klar strukturiertes Vorgehen unerlässlich. Hier kommt das Mahnung Musterschreiben ins Spiel. Es dient als Vorlage, um säumige Zahler freundlich, aber bestimmt an ihre Zahlungsverpflichtungen zu erinnern und den Prozess der Schuldeneintreibung zu initiieren.
Was ist ein Mahnung Musterschreiben und warum ist es wichtig?
Ein Mahnung Musterschreiben ist eine vordefinierte Textvorlage, die als Grundlage für die Erstellung einer Mahnung dient. Es hilft dabei, alle notwendigen Informationen übersichtlich und rechtlich korrekt darzustellen. Die Wichtigkeit eines gut formulierten Mahnung Musterschreibens liegt darin, dass es nicht nur an die Zahlung erinnert, sondern auch als erster formeller Schritt im Mahnwesen betrachtet werden kann, der im Falle weiterer Eskalationen als Nachweis dient.
- Klare Benennung des Sachverhalts.
- Angabe der offenen Forderungssumme.
- Festsetzung einer neuen Zahlungsfrist.
Die Verwendung eines Musters spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern. Es stellt sicher, dass wichtige Elemente wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der geschuldete Betrag korrekt aufgeführt sind. Weiterhin kann es unterschiedliche Stufen der Mahnung abbilden:
- Erinnerungsschreiben (oft noch als freundliche Bitte)
- Erste Mahnung (formeller)
- Zweite Mahnung (mit deutlicherer Fristsetzung)
- Letzte Mahnung / Anwaltsschreiben (als Vorstufe zu rechtlichen Schritten)
Hier eine Übersicht über die typischen Bestandteile eines Mahnung Musterschreibens:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Absender | Ihre vollständigen Kontaktdaten. |
| Empfänger | Vollständige Kontaktdaten des Schuldners. |
| Datum | Aktuelles Datum der Mahnungserstellung. |
| Betreff | Klare Bezeichnung: "Mahnung" oder "Erinnerung" mit Rechnungsnummer. |
| Anrede | Persönliche Anrede des Schuldners. |
| Inhalt | Bezug auf die offene Rechnung, Fälligkeitsdatum, Betrag. |
| Fristsetzung | Neue, konkrete Frist für die Zahlung. |
| Folgen bei Nichtzahlung | Hinweis auf mögliche weitere Schritte (Verzugszinsen etc.). |
| Grußformel und Unterschrift | Formelle Verabschiedung und Ihre Unterschrift. |
Erste Mahnung bei Zahlungsverzug
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Schuldners],
hiermit beziehen wir uns auf Ihre Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über den Betrag von [Betrag] EUR. Das Zahlungsziel für diese Rechnung war der [Fälligkeitsdatum].
Leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang auf unserem Konto verzeichnen. Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag umgehend zu begleichen.
Bitte überweisen Sie den Betrag von [Betrag] EUR bis spätestens zum [neues Fälligkeitsdatum, z.B. 7 Tage nach Datum der Mahnung] auf folgendes Konto:
Kontoinhaber: [Ihr Name/Firmenname]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihre BIC]
Sollte Ihre Zahlung in der Zwischenzeit bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Vielen Dank für Ihre Bemühungen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firmenname]
Zweite Mahnung mit Verzugszinsen
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Schuldners],
trotz unserer ersten Mahnung vom [Datum der ersten Mahnung] bezüglich Ihrer Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] EUR, die am [Fälligkeitsdatum] fällig war, ist der offene Betrag bis heute nicht bei uns eingegangen.
Wir müssen Sie daher darauf hinweisen, dass Sie sich ab dem [Datum nach dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum] in Zahlungsverzug befinden. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen berechnen wir Ihnen daher Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
Wir fordern Sie auf, den Gesamtbetrag von [ursprünglicher Betrag + Verzugszinsen] EUR bis spätestens zum [neues Fälligkeitsdatum, z.B. 5 Tage nach Datum der zweiten Mahnung] auf unser Konto zu überweisen:
Kontoinhaber: [Ihr Name/Firmenname]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihre BIC]
Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht erfolgen, sehen wir uns leider gezwungen, weitere rechtliche Schritte einzuleiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firmenname]
Mahnung bei Warenlieferung ohne Zahlung
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Schuldners],
wir beziehen uns auf Ihre Bestellung von [Datum der Bestellung] für die Ware "[Bezeichnung der Ware]". Die Lieferung erfolgte am [Datum der Lieferung], die entsprechende Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] wurde Ihnen am [Datum der Rechnungsstellung] zugesandt.
Das Zahlungsziel für diese Rechnung war der [Fälligkeitsdatum]. Bis heute haben wir jedoch keinen Geldeingang von Ihnen erhalten.
Wir bitten Sie höflich, den Betrag von [Betrag] EUR bis zum [neues Fälligkeitsdatum] auf unser Konto zu überweisen:
Kontoinhaber: [Ihr Name/Firmenname]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihre BIC]
Falls die Zahlung bereits unterwegs ist, können Sie dieses Schreiben ignorieren.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firmenname]
Mahnung für eine Dienstleistung
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Schuldners],
bezüglich der von uns erbrachten Dienstleistung "[Beschreibung der Dienstleistung]" am [Datum der Dienstleistung] erhalten Sie hiermit unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum der Rechnungsstellung] über einen Betrag von [Betrag] EUR.
Das vereinbarte Zahlungsziel war der [Fälligkeitsdatum]. Da wir bisher keinen Zahlungseingang verbuchen konnten, möchten wir Sie freundlich an die Begleichung der Rechnung erinnern.
Wir bitten Sie, den Betrag von [Betrag] EUR bis zum [neues Fälligkeitsdatum] auf unser Konto zu überweisen:
Kontoinhaber: [Ihr Name/Firmenname]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihre BIC]
Vielen Dank für Ihre prompte Erledigung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firmenname]
Mahnung nach Fristablauf mit Anwaltsdrohungen
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Schuldners],
trotz mehrfacher Mahnungen (erste Mahnung vom [Datum der ersten Mahnung], zweite Mahnung vom [Datum der zweiten Mahnung]) und der damit verbundenen Fristsetzungen sind wir bis heute leider immer noch nicht in der Lage, den offenen Betrag von [Betrag] EUR für Ihre Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] zu verbuchen.
Wir sehen uns nunmehr gezwungen, Ihnen mitzuteilen, dass wir nach Ablauf einer letzten, kurzen Frist bis zum [ Datum, z.B. 3 Tage nach Datum der Mahnung] die Angelegenheit an ein Inkassobüro bzw. unseren Rechtsanwalt übergeben werden. Sämtliche dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten gehen zu Ihren Lasten.
Wir fordern Sie daher letztmalig auf, den vollständigen Betrag von [Betrag] EUR umgehend auf unser Konto zu überweisen:
Kontoinhaber: [Ihr Name/Firmenname]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihre BIC]
Bitte nehmen Sie diese Angelegenheit ernst, um weitere Eskalationen zu vermeiden.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firmenname]
Mahnung mit Hinweis auf Vertragsverletzung
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Schuldners],
wir beziehen uns auf unseren Vertrag vom [Datum des Vertragsabschlusses] über [Gegenstand des Vertrags]. Gemäß Ziffer [Nummer der Vertragsziffer] des Vertrags ist die Zahlung in Höhe von [Betrag] EUR für [Leistung/Ware] bis zum [Fälligkeitsdatum] fällig gewesen.
Bis zum heutigen Tage konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen. Ihre Nichtzahlung stellt eine Verletzung der vertraglichen Vereinbarungen dar.
Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Frist zur Zahlung des Betrags von [Betrag] EUR bis zum [neues Fälligkeitsdatum]. Bitte leisten Sie die Zahlung auf folgendes Konto:
Kontoinhaber: [Ihr Name/Firmenname]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihre BIC]
Sollten wir bis zu diesem Datum keine Zahlung erhalten, behalten wir uns alle Rechte aus der Vertragsverletzung vor, einschließlich der Einleitung rechtlicher Schritte.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name/Firmenname]
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Mahnung Musterschreiben ein unverzichtbares Werkzeug für jeden ist, der seine Forderungen professionell einfordern möchte. Es bietet Struktur, Klarheit und rechtliche Absicherung. Durch die Nutzung vorgefertigter Vorlagen können Sie sicherstellen, dass Ihre Mahnungen stets präzise und wirkungsvoll sind, und so den Prozess des Zahlungsverzugs effizient managen.