Der 34 BDSG Musterbrief ist ein wichtiges Dokument für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Er dient als Vorlage für die Informationspflicht gemäß § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), wenn personenbezogene Daten nicht beim Betroffenen selbst erhoben werden. Ein korrekt ausgefüllter 34 BDSG Musterbrief stellt sicher, dass die betroffene Person umfassend über die Verarbeitung ihrer Daten informiert wird und ihre Rechte wahren kann. In diesem Artikel beleuchten wir die Bedeutung, die Inhalte und verschiedene Anwendungsbeispiele des 34 BDSG Musterbriefs.
Was ist der 34 BDSG Musterbrief und warum ist er wichtig?
Der 34 BDSG Musterbrief ist im Wesentlichen ein standardisiertes Schreiben, das den Informationspflichten des BDSG nachkommt, wenn Daten von Dritten bezogen werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Unternehmen Adressdaten von einem Dienstleister erhält, um potenzielle Kunden zu kontaktieren. Die korrekte Anwendung des 34 BDSG Musterbriefs ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und das Vertrauen der betroffenen Personen zu stärken.
- Umfassende Information der betroffenen Person.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Stärkung des Vertrauens und der Transparenz.
Die Kernpunkte, die in einem solchen Schreiben enthalten sein müssen, sind:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen.
- Zweck der Datenverarbeitung.
- Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
- Kategorien der personenbezogenen Daten.
- Empfänger der Daten (falls zutreffend).
- Dauer der Speicherung.
- Information über die Rechte der betroffenen Person (Auskunft, Berichtigung, Löschung, etc.).
Hier eine Übersicht der wichtigsten Elemente:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Verantwortlicher | Wer verarbeitet die Daten? |
| Zweck | Warum werden die Daten verarbeitet? |
| Rechtsgrundlage | Auf welcher gesetzlichen Basis geschieht dies? |
| Betroffenenrechte | Welche Rechte hat die Person? |
Musterbrief für Adressdaten von einem Dienstleister
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Betroffenen],
wir schreiben Ihnen heute, um Sie gemäß § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Ihre Kontaktdaten, bestehend aus Ihrem Namen und Ihrer Anschrift, wurden uns von unserem Partnerunternehmen [Name des Partnerunternehmens] im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung zur Verfügung gestellt. Der Zweck dieser Datenverarbeitung ist die Zusendung von Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen, die für Sie von Interesse sein könnten. Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage Ihrer mutmaßlichen Einwilligung, da Sie in der Vergangenheit Interesse an ähnlichen Angeboten gezeigt haben. Die Daten werden bei uns gespeichert, solange diese für den genannten Zweck erforderlich sind und keine Löschungspflicht besteht. Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Bitte kontaktieren Sie uns unter [Ihre Kontaktdaten], um von diesen Rechten Gebrauch zu machen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen]
Musterbrief bei Kauf von Kontaktdaten für Marketingzwecke
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Betroffenen],
gemäß § 34 BDSG möchten wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Wir haben Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse) von einem Drittanbieter, [Name des Drittanbieters], erworben, um Ihnen gezielte Marketinginformationen zu unseren neuen Produkten zusenden zu können. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre mutmaßliche Einwilligung, die durch vorherige Interaktionen mit ähnlichen Angeboten nachgewiesen werden kann. Ihre Daten werden von uns gespeichert, bis Sie der weiteren Zusendung widersprechen. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten für Marketingzwecke jederzeit zu widersprechen. Bitte wenden Sie sich hierfür an [Ihre Kontaktdaten].
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen]
Musterbrief bei Datenübernahme aus einem öffentlichen Verzeichnis
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Betroffenen],
wir informieren Sie gemäß § 34 BDSG über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir haben Ihre Daten (Name, Berufsbezeichnung, ggf. Telefonnummer und E-Mail-Adresse) aus dem öffentlichen Handelsregister entnommen. Diese Daten werden von uns ausschließlich zum Zweck der Kontaktaufnahme für geschäftliche Anfragen und zur Pflege unserer Geschäftsbeziehungen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Geschäftsanbahnung. Ihre Daten werden bei uns gespeichert, solange dies für die genannten Zwecke relevant ist. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Bitte kontaktieren Sie uns unter [Ihre Kontaktdaten], falls Sie dies wünschen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen]
Musterbrief bei Datenübermittlung durch einen Geschäftspartner (B2B)
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Betroffenen],
wir möchten Sie gemäß § 34 BDSG über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Ihre Kontaktdaten (Name, Position, Unternehmen, E-Mail-Adresse) wurden uns von unserem Geschäftspartner [Name des Geschäftspartners] im Rahmen einer laufenden Projektzusammenarbeit übermittelt. Der Zweck dieser Verarbeitung ist die reibungslose Abwicklung des gemeinsamen Projekts und die Kommunikation bezüglich Ihrer Rolle darin. Die Rechtsgrundlage ist die Erfüllung vertraglicher Pflichten. Ihre Daten werden von uns nur für die Dauer der Projektlaufzeit gespeichert. Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft und Berichtigung Ihrer Daten. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an [Ihre Kontaktdaten].
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen]
Musterbrief bei Datenübernahme aus sozialen Netzwerken (sofern zulässig)
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Betroffenen],
gemäß § 34 BDSG informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir haben Ihre öffentlichen Profilinformationen (Name, ggf. öffentliche E-Mail-Adresse) aus dem sozialen Netzwerk [Name des sozialen Netzwerks] entnommen, um Ihnen Informationen über unsere Veranstaltungen zukommen zu lassen, die für Ihr berufliches Netzwerk relevant sein könnten. Dies geschieht auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Informationsverbreitung. Ihre Daten werden bei uns gespeichert, bis Sie der weiteren Zusendung widersprechen. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür unter [Ihre Kontaktdaten].
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen]
Musterbrief bei Daten von Bewerbern, die nicht direkt kontaktiert wurden
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Betroffenen],
wir schreiben Ihnen gemäß § 34 BDSG, um Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Ihre Bewerbungsunterlagen wurden uns über eine externe Plattform [Name der Plattform] zur Verfügung gestellt, nachdem Sie sich dort auf eine Stelle beworben hatten. Der Zweck der Verarbeitung ist die Prüfung Ihrer Qualifikationen für eine offene Position in unserem Unternehmen. Die Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Ihre Daten werden bei uns für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre Daten und deren Löschung. Bitte kontaktieren Sie uns unter [Ihre Kontaktdaten], um Ihre Rechte wahrzunehmen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen]
Der 34 BDSG Musterbrief ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für eine datenschutzkonforme Unternehmensführung, insbesondere wenn Daten von Dritten bezogen werden. Durch die klare und transparente Kommunikation mit den betroffenen Personen wird nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen gewährleistet, sondern auch das Vertrauen in Ihr Unternehmen gestärkt. Achten Sie stets darauf, den Musterbrief an die spezifische Situation anzupassen und alle relevanten Informationen gemäß den Vorgaben des BDSG aufzunehmen.